La fonction Gestion Électronique de Documents (GED) de Dolibarr est un outil central pour la transformation numérique d'une entreprise.

Elle s'adapte aux pratiques, aux habitudes et au contexte de travail spécifiques de chaque structure. Cette fonctionnalité permet une organisation optimale des documents numériques, offrant des solutions pour le classement, l'affichage, la recherche, la consultation, ainsi que la gestion des droits d'accès pour garantir la confidentialité. Avec la GED de Dolibarr, il est possible d'ajouter des tags aux documents pour faciliter leur retrouvaille, de classer les documents dans des répertoires avec des droits d'accès spécifiques, et d'effectuer des recherches en mode texte sur des documents indexés tels que PDF, Word, Excel, etc. De plus, elle offre la possibilité de gérer les documents joints, comme les uploader ou les supprimer, et même d'envoyer des documents par email à des tiers, comme des fournisseurs ou des clients. C'est un module qui joue un rôle clé dans l'efficacité et la sécurité de la gestion documentaire au sein de Dolibarr.

Guide des étapes clés pour utiliser Électronique des Documents (GED) de Dolibarr

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un élément crucial pour optimiser la gestion des informations au sein des entreprises. Dolibarr, en tant que solution ERP/CRM open-source, offre un module de GED qui permet de centraliser, organiser et sécuriser les documents numériques. Voici un guide des étapes clés pour utiliser efficacement la GED de Dolibarr.

Étape 1 : Accéder à Dolibarr
Pour commencer, connectez-vous à votre instance Dolibarr.

Étape 2 : Configuration
Demandez à votre hébergeur pour une configuration spécifique pour ajuster les paramètres selon vos besoins.

Étape 2 : Comprendre l'Interface de la GED
Après l'activation, familiarisez-vous avec l'interface de la GED. Explorez les différentes options telles que l'ajout de tags sur les documents, la classification des documents dans des répertoires avec des droits d'accès spécifiques, et la recherche de documents en mode texte.

Étape 3 : Organisation des Documents
Utilisez les fonctionnalités de classement pour organiser vos documents. Vous pouvez créer des catégories et sous-catégories pour mieux structurer l'information. Assignez des droits d'accès pour contrôler qui peut lire, modifier ou supprimer des documents.

Étape 4 : Gestion des Tags et Catégories
Les tags sont utiles pour retrouver facilement des documents. Ajoutez des tags pertinents lors de l'upload des documents et classez-les dans une ou plusieurs catégories pour une récupération aisée.

Étape 5 : Recherche et Consultation
La GED de Dolibarr permet une recherche efficace dans les documents. Assurez-vous d'indexer correctement vos documents pour tirer parti de cette fonctionnalité. La recherche peut couvrir différents types de documents tels que PDF, Word, Excel, PPT, TXT, RTF.

Étape 6 : Gestion des Droits d'Accès
La confidentialité est essentielle dans la gestion des documents. Définissez les droits d'accès pour chaque document ou catégorie pour garantir que seules les personnes autorisées puissent accéder aux informations sensibles.

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de la GED de Dolibarr pour une gestion documentaire efficace et sécurisée. La GED est un outil puissant qui, lorsqu'il est bien utilisé, peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses informations critiques.